A través de este mecanismo los ciudadanos tienen a disposición más de 240 trámites y servicios
En el entendido de que en la era digital actual la optimización de los procesos administrativos y la mejora en la atención al ciudadano son aspectos fundamentales para cualquier entidad gubernamental, surgió esta estrategia que reemplaza la recepción de correos como canal de atención de PQRS, trámites y todo tipo de peticiones que anteriormente realizaban los ciudadanos, por dicho medio.
Con la plataforma se generan beneficios para ambas partes como:
Buzones únicos para ciudadanos: con el registro de sus datos en la plataforma, el ciudadano de manera inmediata queda con un buzón dentro de la plataforma, desde el cual puede hacer seguimiento en tiempo real a sus peticiones.
Agilización de Procesos: la implementación de la Ventanilla Virtual facilitará una gestión más ágil y eficiente de las solicitudes recibidas, permitiendo que éstas lleguen en tiempo real al buzón de la plataforma del funcionario responsable; lo que se traducirá en una reducción significativa de los tiempos de respuesta.
Automatización y Eliminación de Tareas Manuales: se reduce la necesidad de transcribir la información recibida en las cuentas de correo electrónico, eliminando también la obligación de realizar un reparto manual, ya que se implementará un reparto automático, previa parametrización de los responsables en temas específicos de la ciudad dentro del trámite. Esto reducirá la carga de trabajo del personal y minimizará el riesgo de errores humanos.
Centralización de la Información: todas las solicitudes recibidas a través de la plataforma estarán centralizadas en el sistema GED 2.0, no a través de canales externos como lo es el correo electrónico, lo que facilitará su gestión y seguimiento en tiempo real por parte del personal interno y de los ciudadanos.
Ahorro en papel y costos operativos de correspondencia: se le preguntará siempre al ciudadano si desea recibir la respuesta a la solicitud en su correo electrónico por lo que al momento de que el funcionario responda, podrá optar por esta opción, evitando así imprimir una comunicación oficial de salida adicional y un costo por envío de correspondencia física.
Mejora en la Atención al Ciudadano: al ofrecer un canal de comunicación directo y eficiente, se mejorará la experiencia del ciudadano al interactuar con la Alcaldía de Manizales, aumentando así su satisfacción y confianza en la Institución.
Categorización y Personalización: la plataforma le permite a los ciudadanos seleccionar la categoría correspondiente a su solicitud y proporcionará campos personalizados para capturar información relevante para cada tipo de solicitud.
Adjuntar Documentos: se permitirá a los ciudadanos adjuntar documentos relevantes a su solicitud.
Seguimiento en Tiempo Real: se asignará a cada ciudadano un buzón en el cual podrá consultar el estado de su solicitud en tiempo real, actualizar su información de perfil, configurar las notificaciones, actualizar contraseña y desde allí podrá realizar cualquier solicitud o trámite que requiera con la entidad.
Validaciones y Notificaciones: la plataforma incluirá validaciones para garantizar la integridad de los datos ingresados y enviará notificaciones automáticas de confirmación al remitente una vez que se haya recibido la solicitud.
Integración con el Sistema Interno de Gestión Documental (GED 2.0): la plataforma estará integrada con el sistema interno de gestión documental de la Alcaldía (GED 2.0), lo que permitirá una transferencia automática de la información recibida a dicho sistema. La integración garantizará una gestión eficiente de las solicitudes y facilitará su seguimiento por parte del personal interno.
Fuente: Centro de Información Alcaldía de Manizales
